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Rutas, empresas y usuarios

Rutas​

Una ruta es el recorrido de entrega. Su calendario determina qué días se entrega y hasta cuándo pueden pedir los clientes, tanto en la web como por WhatsApp.

  1. Pulsa Nueva Ruta.
  2. Completa:
    • Nombre de la ruta (por ejemplo, Ruta Norte Empresarial)
    • Días de operación: marca uno o varios días en que se entrega.
    • Frecuencia: Semanal, o Quincenal (cada 2 semanas).
    • Fecha de referencia (solo quincenal): cualquier fecha en que la ruta sí sale. A partir de ella se repite cada 2 semanas.
    • Cierre de cotizaciones: cuántos días antes de la ruta se cierra la recepción (El mismo día, 1 día antes, 2 días antes…).
    • Hora de cierre.
    • Ciudad
    • Opcional: zona, calle / carrera inicial y final y la cobertura en el mapa (Abrir mapa, Centrar en zona).
  3. Guarda.

La tarjeta Regla de recepción te describe el calendario mientras lo configuras, por ejemplo: "La ruta opera Lunes cada dos semanas. Los clientes pueden cotizar hasta 3 días antes de la ruta a las 17:00; la recepción reabre el día siguiente a cada ruta."

Ejemplos

Necesito…Configura
Entregar los jueves; recibir hasta el miércoles 5 p. m.Jueves · Semanal · 1 día antes · 17:00
Entregar los lunes; recibir hasta el viernes 5 p. m.Lunes · Semanal · 3 días antes · 17:00
Entregar un miércoles sí y otro noMiércoles · Quincenal · fecha de referencia = un miércoles en que sí sale
Calendarios que no se pueden guardar

Si el cierre es tan anticipado que ninguna entrega tendría tiempo para recibir pedidos (por ejemplo, ruta semanal que cierra 7 días antes), o la fecha de referencia no cae en un día de operación, el sistema muestra el motivo y no guarda.

Al eliminar una ruta, deja de estar disponible pero no se borra su historial.

Empresas y sucursales​

La empresa es el cliente (con su NIT). Cada sucursal es un punto de entrega y es la que define ruta y asesor.

Crear una empresa: Nueva Empresa → nombre, NIT, email, teléfono y dirección principal.

Agregar una sucursal: dentro de la empresa, Agregar sucursal → nombre, ciudad, dirección, Ruta relacionada y Asesor asignado.

Asignar asesor envía correos

Cuando asignas o cambias el asesor de una sucursal, el asesor recibe "Nueva empresa asignada" y la empresa recibe "Tu asesor comercial" con los datos de contacto.

precaución

Una vez asignadas, la ruta y el asesor de una sucursal se pueden cambiar por otros, pero no dejar vacíos.

Usa el buscador para encontrar empresas por nombre, NIT, email o sucursal. Las empresas que se registran solas desde la pantalla de inicio de sesión aparecen aquí sin ruta ni asesor: complétalas.

Clientes​

Un cliente puede entrar a la plataforma web o atenderse solo por WhatsApp, a través del chatbot.

  1. Pulsa Nuevo Cliente.
  2. Marca Acceso a la plataforma web si el cliente va a entrar a la web. Si no lo marcas, el cliente es Solo WhatsApp y no necesita email ni contraseña.
  3. Elige Empresa y Sucursal. El cliente hereda la ruta y el asesor de esa sucursal.
  4. Escribe el nombre (usuario o razón social). Con acceso web, también email y contraseña.
  5. Elige su lista de precios (o Lista general). La lista es de cada cliente: dos clientes de la misma empresa pueden tener listas distintas.
  6. Agrega sus teléfonos WhatsApp (ver abajo).
  7. Guarda.

Si tiene acceso web, comunícale su correo y contraseña. Su asesor recibe el aviso "Nuevo cliente asignado".

Para cambiar la empresa, la sucursal, la lista de precios, los teléfonos o desactivar a un cliente, usa el lápiz de su fila.

Teléfonos WhatsApp​

El chatbot reconoce al cliente por estos números. Si el número con el que escribe no está registrado, el chatbot no sabe quién es.

  • Escribe el celular de 10 dígitos (300 123 4567) o en formato internacional (+57 300 123 4567). Se guarda siempre como +573001234567.
  • Los fijos sin código de país no se aceptan, porque son ambiguos.
  • Un cliente puede tener varios números (dueño, bodega…). Usa la etiqueta para distinguirlos.
  • Un mismo número puede estar en clientes de distintas empresas. En ese caso el chatbot le pregunta al cliente con cuál empresa quiere seguir.

Asesores​

  1. Pulsa Nuevo Asesor → nombre completo, email y contraseña.
  2. En la lista, usa Asignar vendedor SIIGO para elegir a qué vendedor de SIIGO corresponde.
Vendedor SIIGO

Sin vendedor SIIGO asignado, las cotizaciones de ese asesor no se pueden enviar a SIIGO. Si la lista de vendedores no carga, revisa la conexión en Integraciones.